Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: 28 de septiembre de 2026

Esta política explica cómo ALMO AI trata los datos personales en el sitio almohealthcare.com y en ALMO Care, su plataforma de gestión y seguimiento de pacientes para médicos, consultorios y clínicas, incluida la mensajería por WhatsApp. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos.

1. Quién es el responsable

• Nombre: ALMO AI.
• Correo: almoaiconsultingfirm@gmail.com
• WhatsApp: +57 317 431 9218
• Sitio: almohealthcare.com

2. Dos papeles distintos

• Datos de quienes contactan a ALMO (médicos, clínicas y visitantes que nos escriben por WhatsApp o correo): ALMO AI es el responsable.
• Datos de los pacientes de un consultorio o clínica que usa ALMO Care: ese consultorio o clínica es el responsable. ALMO AI actúa como encargado: trata esos datos solo por cuenta del cliente, según sus instrucciones y el acuerdo que tiene con él, y nunca para fines propios.

3. Qué datos tratamos

En el sitio web. El sitio no usa cookies ni herramientas de analítica o publicidad. El proveedor de alojamiento registra datos técnicos mínimos (dirección IP, navegador, fecha y hora) para la seguridad y el funcionamiento del sitio. Si nos escribes por WhatsApp o correo, tratamos tu nombre, tu número o correo y el contenido de tu mensaje.

En ALMO Care, por cuenta de cada cliente.

• Identificación y contacto del paciente: nombre, teléfono, correo y, cuando el consultorio lo solicita por un formulario seguro, el documento de identidad (guardado cifrado).
• Mensajes intercambiados por WhatsApp o Instagram con el consultorio o la clínica, incluidos archivos adjuntos.
• Citas y su estado, tareas, etapas de seguimiento y origen del contacto (por ejemplo, una campaña).
• Cuando el cliente activa los módulos correspondientes, datos de salud necesarios para el seguimiento: procedimiento indicado, órdenes y autorizaciones, preparación y resultados de escalas o cuestionarios.
• Datos de los usuarios del equipo del cliente: nombre, correo, rol y registro de las acciones que realizan.

ALMO Care no es una historia clínica y no reemplaza la historia clínica del consultorio o la clínica.

4. Datos que recibimos a través de WhatsApp (Meta)

Cuando una persona escribe al número de WhatsApp de un consultorio o clínica conectado a ALMO Care, Meta nos entrega: el número de teléfono, el nombre de perfil de WhatsApp, el contenido del mensaje y sus archivos, la fecha y hora, el identificador del mensaje y su estado de entrega y, si el contacto llega desde un anuncio de Meta, la referencia de ese anuncio.

Usamos estos datos solo para mostrar la conversación al equipo del consultorio o la clínica, responderla desde ALMO Care, organizar el seguimiento del paciente y medir los tiempos de respuesta del equipo. No los vendemos, no los usamos para publicidad y no los compartimos con terceros distintos de los proveedores de la sección 7. ALMO Care no usa el inicio de sesión con Facebook.

5. Para qué usamos los datos

• Prestar ALMO Care a cada cliente: recibir y responder mensajes, agendar y recordar citas, hacer seguimiento y generar métricas de su operación.
• Atender solicitudes de demostración, soporte y comunicaciones comerciales con médicos y clínicas que nos contactan.
• Proteger el servicio: controlar accesos, registrar acciones y prevenir usos indebidos.
• Cumplir obligaciones legales.

6. Datos sensibles y de menores de edad

• Los datos de salud son datos sensibles. Su tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, que obtiene el consultorio o la clínica responsable. Nadie está obligado a entregar datos sensibles.
• Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan solo cuando el responsable lo requiere, respetando su interés superior y con autorización de su representante legal.
• Medidas de protección: acceso por roles (por ejemplo, el personal de mercadeo no ve datos de salud), cifrado de documentos de identidad y credenciales, separación de los datos de cada cliente y registro de las acciones.

7. Proveedores y transferencias internacionales

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta o por cuenta de nuestros clientes: Supabase (base de datos y archivos), Vercel (alojamiento de la aplicación y del sitio), Amazon Web Services (procesos automáticos, como el envío de mensajes programados) y Meta (WhatsApp e Instagram). Sus servidores están principalmente en Estados Unidos. La transmisión y transferencia de datos a estos proveedores se hace conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y bajo las condiciones de protección de datos de cada proveedor.

8. Tus derechos

Como titular de los datos puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que diste.
• Ser informado sobre el uso que se da a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a tus datos.

9. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a almoaiconsultingfirm@gmail.com con el asunto "Datos personales", o por WhatsApp al +57 317 431 9218. Incluye tu nombre, tu identificación, un medio de contacto, la descripción de lo que pides y los documentos que quieras aportar.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más. Si el reclamo está incompleto, te pedimos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que lo completes, se entiende que desististe.
• Si tu solicitud se refiere a datos que trata un consultorio o clínica (por ejemplo, como paciente), ese consultorio o clínica es quien la resuelve. Si nos llega a nosotros, se la trasladamos en máximo 2 días hábiles y te avisamos.

Para pedir la eliminación de tus datos también puedes seguir los pasos de eliminación de datos.

10. Cuánto tiempo conservamos los datos

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades de esta política, mientras dure el acuerdo con cada cliente y durante el tiempo que exijan las normas aplicables. Al terminar el acuerdo con un cliente, devolvemos o eliminamos sus datos según lo que el cliente indique.

11. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 28 de septiembre de 2026. Si la cambiamos, publicaremos aquí la nueva versión con su fecha y avisaremos a nuestros clientes de los cambios importantes.